Pling. Hov, en ny mail? Hvad mon det var?
Lyder det som en velkendt situation? Det er ikke så underligt, for i en undersøgelse lavet af effektivitetsværktøjet Rescuetime viste det sig, at den gennemsnitlige kontorarbejder brugte omkring 40% af sin arbejdsdag på at multitaske, og sprang mellem opgaver som at læse mails, arbejde “koncentreret” på en opgave, lige sende en besked på Facebook og ellers holde et øje på Slack.
De fleste af os har den dér Fear Of Missing Out, der gør, at vi helst ikke vil gå glip af noget – Men det koster på produktiviteten. I en anden undersøgelse viste det sig, at de fleste kun arbejdede 2-3 minutter på en opgave, før de hoppede til noget andet.
Nederst i indlægget får du et par tips til at undgå forstyrrelser, inkl. to konkrete værktøjer!
40% af din tid går med multitasking
Selvom der findes en del personer, der hævder at multitasking er godt, og en særlig egenskab, som kun er for de få udvalgte (vi ved jo alle, hvem jeg mener) – Så er multitasking en dræber for din effektivitet. For multitasking findes ikke – Du kan ikke arbejde på to opgaver ad gangen – Du kan kun arbejde på én, for derefter at afbryde, og arbejde på en anden. Når vi “multitasker”, zapper vores hjerne mellem forskellige opgaver, og vi kommer ikke i den dér fokus der gør, at vi kan køre på med en opgave.
Email og beskeder er en af de største årsager til at vi afbryder en opgave.
Vi holder gladeligt vores email, Messenger, telefonen og Slack på aktiv med lyd og det hele – Men du multitasker når du gør det.
Det er den form for mulitasking, der gør os mest sårbar for afbrydelser og forstyrrelser. Det svarer lidt til, at din buschauffør sidder og læser avis, mens han kører bussen – Det ville de fleste af os nok ikke bryde os om.
I et studie af Thomas W. Jackson fra Loughborough Universitet, fandt man, at den gennemsnitlige tid fra modtagelse af en email, til den blev åbnet var 6 sekunder(!)
Et andet studie viste, at det tog 64 sekunder at vende tilbage til den oprindelige opgave efter modtagelse af en email – og hvis emailen betød at man skulle foretage sig noget udenfor sin mailklient, tog det 9 minutter, før man var tilbage på den opgave man blev forstyrret i.
Du har kun 1,2 time om dagen uden afbrydelser
I undersøgelsen fra Rescuetime, som blev baseret på anonymiseret data fra 50.000 brugere (blandt andet mig), viste det sig, at den gennemsnitlige bruger kun havde 1 time og 12 minutter om dagen, hvor de ikke blev afbrudt af forstyrrelser som email, Facebook messenger, Slack og andre kommunikationsredskaber.
Jo mere tid du bruger på email, jo mindre produktivitet og højere stress
Email og IM er vigtige – Men brug dem med omtanke
Der er nok ikke nogen af os, der ikke er enige i, at vi ikke kan klare os uden email og IM – Men vi kan gøre os selv den tjeneste at bruge værktøjerne med omtanke. Herunder kommer nogle gode råd til at formindske forstyrrelserne.
Sæt din computer og telefon på Forstyr ikke
Det er jo helt oplagt, at du skal sætte din telefon og computer på Forstyr ikke, når du arbejder. Sæt telefonen på lydløs, hvis det er nødvendigt, at du tager din telefon.
Slå notifikationer og desktop beskeder fra
Bruger du eksempelvis Outlook, eller har du aktiveret skrivebordsbeskeder i eksempelvis Google Suite / Gmail? Slå det fra. De fleste forventer ikke at få svar på en email med det samme.
Opsæt periodisk hentning af email
Kan du opsætte din emailklient til at hente mail med faste intervaller? Så gør det. Jeg henter selv kun mail ind i min Google Suite konto 3 gange dagligt, kl 9, kl 12 og kl 14. På den måde sikrer jeg, at jeg kan sende en mail fra min konto, uden at se, at der ligger ulæste emails. Du kan se hvordan jeg gør lidt længere nede.
Luk programmer, når du skal koncentrere dig
Du skal selvfølgelig også lukke de programmer du ikke skal bruge til en given opgave. Er det eksempelvis ikke nødvendigt at du har Slack kørende for at skrive en tekst, så luk programmet mens du arbejder. Gør det til en rutine, kun at åbne, når du har planlagt at blive opdateret på rigets tilstand.
Nogle nyttige værktøjer nævnt i indlægget:
Jeg bruger især to værktøjer i det daglige, for at undgå forstyrrelser (bemærk links er affiliate links):
Boomerang til Gmail / Google Suite
Boomerang er en tilføjelse til Chrome, som gør det muligt kun at hente mail ind i indbakken med faste intervaller – eller du kan pause indbakken, hvis du har et behov for at koncentrere dig. Boomerang har også andre sjove muligheder, såsom at sende beskeder tilbage til indbakken, hvis der ikke er svaret på dem, eller du kan sætte dem til at vende tilbage til indbakken, når du skal reagere på dem. Ved du, at du skal bruge en mail på tirsdag, så sætter du bare boomerang til at arkivere den, og returnere den til indbakken når du har brug for den. Du kan bruge Boomerang gratis, men vil du have alle funktioner koster den lidt.
Rescuetime – Tracker din tid på computeren
Rescuetime er et program, som du installerer på din computer. Du kan bruge rescuetime til at få overblik over din effektivitet – eksempelvis ved at se, hvad du bruger din tid på. Det er et helt fantastisk værktøj, der blot kører i baggrunden, og måler din effektivitet. Du kan dog også bruge Rescuetime aktivt, eksempelvis ved at aktivere Focus Time, hvor distraherende hjemmesider bliver blokeret. Rescuetime findes også i en gratis version, og kan fås i en betalt med flere funktioner. Du kan hente Rescuetime her
Har du nogle tips til at undgå forstyrrelser? Så del dem gerne i kommentarsporet her!
Hold dig opdateret.
